Deja de vender horas de tareas que se repiten: escribe el inventario de lo que haces cada semana, convierte en sistema las tres tareas más frecuentes y aburridas, y cobra por el resultado. El coste no es el montaje, es el mantenimiento.
En la charla de SEO Plus dije una frase que se quedó rondando por la sala: el truco no es trabajar más rápido, es dejar de estar en medio. Alguien levantó la mano y preguntó lo que había que preguntar: «vale, pero eso cómo se monta». Esta entrada es la respuesta larga, con lo que funcionó y lo que me costó dos meses de más.
Aviso de entrada: aquí no hay ninguna herramienta milagrosa. Hay una unidad de trabajo mal elegida —la hora— y tres sistemas que la sustituyen.
Por qué la hora es una unidad tramposa
Cuando cobras por hora, tu incentivo y el del cliente apuntan en direcciones opuestas. A él le interesa que tardes poco; a ti, que haya trabajo. Nadie lo dice en voz alta y casi nadie actúa de mala fe, pero la consecuencia práctica es que mejorar tu propio proceso te penaliza: cada mejora te quita facturación.
El segundo problema es más aburrido y más grave: la hora premia la repetición. Si una tarea te lleva cuarenta minutos y la haces doce veces al mes, tienes ocho horas facturables al mes garantizadas. Es cómodo. Y es exactamente el trabajo que no deberías estar haciendo, porque no se acumula: al mes siguiente vuelves a empezar de cero.
«Vender horas de una tarea repetida es alquilar tu semana a algo que ya sabes hacer.»
La alternativa no es «cobrar por valor», que es una frase de LinkedIn sin instrucciones. La alternativa es tener una parte del trabajo montada como sistema: algo que produce el mismo resultado sin que tú lo empujes cada vez. Y ahí sí puedes cobrar por el resultado, porque el resultado ya no depende de tu presencia.
El inventario: dos semanas apuntando todo
Antes de automatizar nada hice lo menos glamuroso posible: durante dos semanas apunté cada tarea que hacía, cuánto tardaba y cuántas veces se repetía. A mano, en un cuaderno, porque abrir una herramienta para medir es la primera forma de no medir.
Al final salieron treinta y una tareas distintas. Nueve ocupaban el 70 % del tiempo. De esas nueve, cinco se repetían con la misma forma cada semana. Ese es el material de partida. No hay diagnóstico posible sin esa lista, y por eso la mayoría de los proyectos de automatización empiezan mal: se elige la tarea que suena moderna, no la que ocupa la semana.
LO QUE ME PARECÍA | LO QUE DECÍA EL CUADERNO |
|---|---|
Lo que me come el tiempo es la formación | La formación eran 6 h; preparar y enviar propuestas, 9 h |
Las reuniones son el problema | Las reuniones eran 4 h y casi todas útiles |
El soporte es esporádico | Soporte: 22 mensajes, 5 h en trozos de diez minutos |
Los informes los hago rápido | Informes mensuales: 7 h y siempre en el peor momento |
Los trozos de diez minutos fueron la sorpresa. No aparecían en ninguna estimación porque individualmente no dolían. Sumaban cinco horas y, sobre todo, rompían la tarde entera: la interrupción cuesta más que la tarea.
Los tres sistemas que monté primero
Elegí por frecuencia y por aburrimiento, no por dificultad. Las tres que más se repetían y menos criterio nuevo pedían.
1. Propuestas: de nueve horas a cuarenta minutos
Cada propuesta era un documento nuevo escrito sobre otro anterior mal recordado. Lo convertí en un formulario de once campos, una plantilla con seis bloques fijos y tres variables, y un flujo que genera el documento, lo numera y lo guarda donde tiene que estar. El texto lo sigo revisando yo, pero reviso, no escribo. Cuarenta minutos por propuesta, y sobre todo: las propuestas salen el mismo día.
2. Informes: el mes cerrado sin mí
Los informes mensuales eran datos de cuatro sitios copiados a mano y un párrafo de interpretación. Los datos ahora se recogen solos el día 1 y llegan a una tabla; yo escribo el párrafo, que es lo único que el cliente paga de verdad. De siete horas a hora y media, y con una ventaja que no esperaba: al no depender de mi hueco libre, el informe llega el día 2 en lugar del día 9.
3. Soporte: una entrada única
Los veintidós mensajes por cuatro canales pasaron a un solo formulario con tres campos obligatorios. El sistema clasifica, responde de inmediato las siete preguntas que se repiten siempre y me pasa el resto en dos tandas al día. No respondo más rápido; respondo cuando yo decido, y esa es la diferencia entre cinco horas y dos.
REGLA QUE ME AHORRÓ MESES >Un sistema no sustituye una decisión, sustituye una repetición. En cuanto la tarea pide criterio nuevo cada vez, deja de ser candidata y vuelve a tu mesa.
Qué pasa con el precio
Aquí está la parte incómoda. Si tardas la sexta parte y sigues cobrando por hora, acabas de bajarte el precio un 83 %. Por eso el cambio de sistema obliga a cambiar la factura, y no al revés.
Lo que hice fue separar el catálogo en tres cosas distintas: lo que se entrega (propuesta, informe, montaje) tiene precio fijo; lo que requiere criterio en directo (formación, consultoría, diagnóstico) sigue teniendo precio por sesión; y lo que hay que mantener vivo tiene una cuota mensual pequeña y explícita. Ningún cliente ha discutido el precio fijo. Lo que discuten, con razón, es qué incluye.
- Precio fijo por entregable, con alcance escrito en dos líneas y un límite de revisiones.
- Sesión con precio por hora sólo donde aporto criterio y no puedo prepararlo antes.
- Cuota de mantenimiento para los sistemas que vigilo, con un número de incidencias incluidas.
- Y una cláusula corta: si el alcance cambia, se vuelve a presupuestar. Sin drama y por escrito.
Lo que cuesta de verdad
Montar los tres sistemas fueron unas cincuenta horas repartidas en seis semanas. Lo que nadie cuenta es la factura siguiente: el mantenimiento. Una API que cambia, un campo que alguien renombra, un correo que llega en otro formato. En mi caso son entre dos y tres horas al mes, y son horas que no puedo delegar todavía.
Si el ahorro son doce horas al mes y el mantenimiento tres, la cuenta sale. Si el ahorro son dos y el mantenimiento tres, has construido un pasatiempo caro. Esa resta hay que hacerla antes, con números aproximados pero honestos.
«Un sistema que nadie mantiene no es un activo: es una deuda que todavía no ha vencido.»
Por dónde empezar el lunes
Si sólo vas a hacer una cosa de esta entrada, haz el inventario. Dos semanas, un cuaderno, tarea, minutos y veces. Es aburrido y es lo único que no se puede saltar.
- Apunta dos semanas: tarea, minutos, número de veces. Sin herramientas.
- Ordena por minutos totales y quédate con las tres primeras que se repitan igual cada vez.
- De esas tres, monta la que menos criterio pida. Una sola, hasta el final.
- Mide cuatro semanas: cuántos minutos deja de dedicarle una persona. Si no hay número, no hay sistema.
- Y sólo entonces toca la factura: precio fijo al entregable que ya no depende de tu presencia.
La versión corta de la charla era ésta: no se trata de trabajar menos horas por talento, sino de que haya menos horas que trabajar. Lo primero es una promesa; lo segundo se construye y se mide.
Preguntas que me hacen siempre
¿Esto vale si trabajo por cuenta ajena?
Sí, con una diferencia: no puedes cambiar la factura, pero sí lo que llega a tu mesa. El inventario sigue siendo la palanca, y el argumento para tu jefe es el mismo número de minutos ahorrados por semana.
¿Cuánto cuesta montar el primer sistema?
En herramientas, entre veinte y cuarenta euros al mes en la mayoría de los casos. En tiempo, entre diez y veinte horas el primero, y bastante menos los siguientes porque las piezas se reutilizan.
¿Y si el cliente quiere pagar por horas?
Se le puede facturar por horas y seguir teniendo el sistema montado por dentro; simplemente pierdes la mitad del beneficio del cambio. Lo que no funciona es cobrar horas de algo que ya no te lleva horas: se nota y desgasta la confianza.
¿Cuántos sistemas conviene tener?
Pocos y vivos. Tres bien mantenidos rinden más que nueve a medias, porque cada sistema tiene un coste mensual de atención que no baja de una hora.
Romeo Octav Chiritoiu
Formador y consultor en inteligencia artificial aplicada, en Madrid. Trabajo con webs, servidores y automatización desde 2007 y los últimos años los he dedicado a montar agentes y flujos que aguantan. Cofundador de la academia IA Lovers.